Z poczty elektronicznej prawie każdy z nas korzysta od samego początku przygody z Internetem. W końcu obok dostarczania informacji, komunikacja jest najważniejszą funkcją jaką oferuje nam globalna sieć. Z początku każda nowa wiadomość, która dotrze do naszej skrzynki staje się wydarzeniem ekscytującym. W miarę jak rozwijamy naszą działalność w sieci, otwieramy własną stronę, wypowiadamy się na forach i grupach dyskusyjnych, publikujemy elektroniczne pisma, lawinowo zwiększa się ilość przychodzącej poczty. W pewnym momencie odpowiednia strategia zarządzania pocztą staje się koniecznością.
o autorach
Michał Paluchowski CEO, właściciel i redaktor vortalu NetHut.pl. Jego ulubionym tygodnikiem jest Wprost, a na co dzień z przyjemnością czyta Gazetę Wyborczą. Jest zakochany w muzyce i komputerach, czasem nieco ekscentryczny. Zawsze otwarty na nowe znajomości.
Łącznie napisał dla nas 45 artykułów.tych samych autorów
- IMAP w stylu PHP [MP]
- Własne RSS [MP]
- Rodzina XSL [MP]
- Wprowadzenie do XML [MP]
- Rozszerzenia XSSI [MP]
zobacz również
Zacznijmy od programu pocztowego, tzw. klienta eMail. Większość internautów zaczyna od wykorzystania najłatwiej dostępnego narzędzia jakim jest Outlook Express dołączony do wszystkich wersji systemu Windows, albo też jego starszego brata Outlook, dostarczanego razem z pakietem Office. Podczas gdy ten drugi jest ostatnio jednym z lepiej rozwijanych komponentów Office, tak naczęściej używany Outlook Express pozostaje niemalże bez zmian i oferuje niewiele zaawansowanych funkcji, które mogłyby pomóc w zarządzaniu dużą ilością poczty.
Zachęcam więc do przeglądnięcia spisów oprogramowania takich jak CNet Download, Tucows czy FileFlash w poszukiwaniu najbardziej odpowiadającego nam programu pocztowego. Osobiście mogę polecić The Bat! firmy RitLabs, którego sam używam. Nie jest to klient darmowy, jednakże producenci oferują liczne zniżki i promocje, a inwestycja w ten program (szczególnie dla myślących poważniej o działalności internetowej) może być jedną z najważniejszych i najszybciej się zwracających.
Sam nie uznaję pojęcia 'jedynie słuszny program', dlatego namawiam do indywidualnego zapoznania się z dostępnymi klientami aby znaleźć taki, który będzie odpowiadał twoim potrzebom. Najważniejsze ze względu na efektywność zarządzania pocztą będą funkcje filtracji, obsługi wielu kont i folderów. Z oczywistych powodów warto się również przyjrzeć jakie program daje możliwości walki ze spamem.
Żaden jednak, nawet najlepszy program nie jest w stanie zastąpić roli użytkownika. Może on jedynie stanowić narzędzie, którym posługiwać się trzeba z głową.
Walka z pełną skrzynką
Najlepszą metodą walki z nadmiarem poczty jest... jego unikanie. Zbyt proste? A jednak mnóstwo ludzi zdaje się nie dostrzegać tego zupełnie oczywistego sposobu. Często słyszymy od kogoś, że dostaje 100 maili dziennie i jest zupełnie przeciążony. Podanie ilości otrzymywanych dziennie maili nie jest jednak wystarczająco miarodajne w ocenie obciążenia. Tak naprawdę liczy się ilość tych maili, które pozostają w Skrzynce Odbiorczej czekając na obsłużenie. Można dostawać 100 maili dziennie i nie być przeciążonym albo też ulegać przeciążeniu już przy 10 mailach.
Pierwszą regułę zarządzania pocztą można więc sformułować następująco: utrzymuj skrzynkę odbiorczą pustą. Usuń te wiadomości, które są zupełnie niepotrzebne, pozostałymi zajmij się najszybciej jak to możliwe. Jak dokładnie to wygląda zobaczymy za chwilę. Wprowadzenie w życie tej metody nie jest jednak takie proste. Wymaga odpowiedniego przygotowania i specjalnych nawyków, jakie kształtują się w czasie jej stosowania.
Pojawia się pytanie, dlaczego właściwie Skrzynka Odbiorcza powinna być pusta? Odpowiedź jest dosyć oczywista: nie sposób w stosie poczty odróżnić najważniejszych listów od tych mniej istotnych. W najlepszym wypadku wymagałoby to od ciebie zapamiętania napływającaj korespondencji, w najgorszym natomiast wiele listów pozostawałoby bez odpowiedzi. Wydłuża się również znacznie czas odpowiedzi na listy, nie mówiąc już o czasie potrzebnym na wyszukanie konkretnej wiadomości. W kwestii psychologii widok pełnej Skrzynki Odbiorczej jest zwyczajnie stresujący, co dalej pogarsza efektywność. I ostatecznie pełna skrzynka zwiększa szanse na awarię programu i utratę danych.
Opróżnienie Skrzynki Odbiorczej likwiduje wszystkie te problemy, poprawia stabilność programu pocztowego oraz daje poczucie pełnej kontroli i bycia na bierząco ze wszystkimi sprawami. Wielu ludzi tymczasem wykorzystuje Skrzynkę Odbiorczą pod kątem zastosowań, do których nigdy nie była przewidywana. Nie można jej traktować jako archiwum wiadomości ani też listy zadań czekających na wykonanie. Na wszystko to są przewidziane osobne miejsca. Nie jest to również książka adresowa ani lista ciekawych stron czy wszelkich haseł dostępu. Wszystkie te dane można zorganizować w inny, zdecydowanie lepszy sposób.
Można kłócić się, że funkcje organizacyjne jakie oferuje Microsoft Outlook, takie jak książka adresowa, lista zadań czy kalendarz są marnej jakości. Mimo wszystko korzystanie z nich jest lepszym rozwiązaniem niż przypisanie tych funkcji Skrzynce Odbiorczej. Istnieje również niezliczona ilość innych aplikacji wyspecjalizowanych w funkcjonalności organizerów. Ja osobiście korzystam tutaj z Time & Chaos firmy Chaos Software.
Jak opróżnić Skrzynkę Odbiorczą
Zacznijmy od początku - odbierasz pocztę i dostajesz pewną liczbę nowych maili. Od czego zacząć?
Oczywiście na sam początek pozbądź się wszelkiego spamu. W dalszej części artykułu zajmiemy się szerzej tym tematem.
Kolejnym krokiem jest zajęcie się korespondencją osobistą - wszelkie listy od rodziny, znajomych, zdjęcia, kawały itp. Przeczytaj je a potem zarchiwizuj w wybrany sposób - wydrukuj, zapisz na dysku, przenieś do innego folderu, ważne aby zniknęły ze skrzynki Odbiorczej.
Wszystkie pozostałe listy posortuj według daty otrzymania i zacznij przeglądać od najstarszego. Przy każdym z listów wykonaj jakąś operację - o tym za chwilę - potem usuń ze Skrzynki Odbiorczej. Powyższe trzy kroki wystarczą aby opróżnić skrzynkę.
Krok 3 czyli jak zająć się mailem
Rozpatrując działania dla każdego listu z osobna trzeba przyjrzeć się jego zawartości i przydzielić do jednej z trzech grup.
Elektroniczne czasopisma - eZine'y - jeśli dysponujesz wolnym czasem, przeczytaj jego zawartość. Jeśli nie, przejrzyj szybko treść, wyciągnij to co wydaje się najważniejsze i usuń go. Możesz ewentualnie zarchiwizować go aby móc kiedyś wrócić do informacji w nim zawartych, ważne jest jednak aby nie pozostawiać magazynów 'do przeczytania' ponieważ prawdopodobnie nie znajdziesz więcej na to czasu a za chwilę będzie czekał na ciebie kolejny numer.
Rozpoczynając prenumeratę jakiegoś pisma otrzymasz zapewnie wiadomość z informacjami, jak z prenumeraty zrezygnować czy też jak skontaktować się z właścicielem listy wysyłkowej. Najczęściej te same informacje będą powtarzane w każdym kolejnym egzemplarzu pisma, ale jeśli tak nie jest zarchiwizuj tego pierwszego maila w specjalnym folderze, który przeznaczysz tylko na takie informacje.
Informacje - do tej grupy zaliczają się maile, które są typu 'tylko do oczytu' i nie wymagają wykonania żadnego działania. Może to być odpowiedź na przesłane komuś pytanie, powiadomienie o jakimś wydarzeniu, ew. kopia 'do wiadomości' jakiegoś innego maila. Po przeczytaniu takiego maila możesz zanotować informację, jeśli jest dla ciebie istotna - np. dodać spotkanie w kalendarzu - po czym koniecznie usunąć takiego maila.
Zadania do wykonania - te maile wymagają od ciebie jakiegoś działania. Stosuj tutaj regułę "dwóch minut" - jeśli wykonanie zadania zajmie poniżej 2 minut i nawet jeśli wymaga aktywności fizycznej - wykonaj je i usuń maila. Jeśli czas potrzebny na wykonanie tego zadania jest dłuższy, dodaj je do swojej listy 'do zrobienia' (poza Skrzynką Odbiorczą!) i usuń maila.
Jeśli prowadzisz stronę internetową, w tej grupie pojawią się również wszelkie pytania od jej czytelników. Z czasem wiele z nich zacznie się powtarzać, aby więc uniknąć wielokrotnych odpowiedzi na to samo pytanie stwórz na swojej stronie FAQ - dział z najczęściej zadawanymi pytaniami i podaj informację o nim na stronie zawierającej dane kontaktowe.
Korzystaj też, o ile masz taką możliwość, z aliasów pocztowych. Posiadając własną domenę możesz ich prawdopodobnie założyć znaczną ilość, stwórz więc osobne adresy dla każdego ważniejszego zagadnienia z jakim mógłby się zgłosić do ciebie czytelnik. Większe witryny, prowadzone przez całe zespoły ludzi mogą w ten sposób rozdzielać pocztę na poszczególne oddziały czy osoby odpowiedzialne za daną kwestię.
Najważniejsze jest aby każdy email był usuwany po wykonaniu związanego z nim działania. Możesz przechowywać je w innych folderach wewnątrz programu pocztowego, ale musi zniknąć ze Skrzynki Odbiorczej. Służy ona jedynie do przyjmowania nowych maili a nigdy do ich przechowywania.
Każdy z tych kroków może być szeroko wspomagany przez funkcje, jakie oferuje twój program pocztowy. Wspomniany już przeze mnie The Bat! posiada bardzo rozległe możliwości filtrowania poczty. Można sortować ją i oznaczać już po przyjściu, albo też dopiero po jej przeczytaniu czy odpowiedzi. Np. zaraz po przeczytaniu list może być zapisany na dysk i usunięty ze skrzynki. Opis wszystkich możliwości przekroczyłby znacznie ramy tego artykułu, dlatego po dalsze informacje odsyłam na polską stronę The Bat!.
Częstotliwość opróżniania skrzynki
Jeżeli nigdy przedtem tego nie robiłeś, perspektywa wyczyszczenia Skrzynki Odbiorczej, która zawiera kilkaset czy nawet kilka tysięcy listów może być wręcz przerażająca. Wszystko to jednak jest możliwe do zrobienia, szczególnie z pomocą technologii jakie oferuje nam program pocztowy. Po prostu wykonaj trzy podane tutaj kroki po kolei.
Ponieważ maile napływają w przeciągu całego dnia prawie niemożliwym staje się ciągłe utrzymywanie pustej skrzynki, gdyż wymagałoby to nieustannego odrywania się od aktualnie wykonywanego zadania aby zająć się nową pocztą. Musisz samemu ocenić jak często powinieneś przeznaczyć chwilę na obsługę nowej poczty - może to być co godzinę, co dwie - zależnie od ilości poczty jaką otrzymujesz. Ważne jest jednak, aby jeśli już zajmujesz się pocztą zrobić to od poczatku do końca i nie zostawiać nic 'na później'.
Problem może się pojawić jeśli na jakiś czas wyjeżdzasz i nie możesz odbierać na bierząco poczty. Po powrocie może cię oczekiwać kilkaset nowych maili. Wracając na swoje stanowisko pracy zacznij więc od nowej poczty. Pamiętaj, że nie musisz wcale wykonywać każdego zadania podanego w mailach - wystarczy że odpowiednio je posortujesz.
Spam
Jest to stale narastający problem zarówno dla firm jak i osób indywidualnych. W skrzynkach niektórych osób ląduje dziennie ponad setka niechcianych wiadomości reklamowych, czyli spamu. Tendencja jest wzrostowa i to w zastraszającym tempie. Prawda jednak jest taka, że ze spamem można sobie szybko i sprawnie dać radę.
Zjawiska spamu nie da się uniknąć przy chociażby standardowym poziomie działalności w sieci. Jeśli ujawnisz swój adres eMail na publicznie dostępnej stronie WWW, forum czy grupie dyskusyjnej prędzej czy później zaczniesz dostawać spam. Firmy zajmujące się jego rozsyłaniem zdobywają adresy poprzez skanowanie publicznie dostępnych źródeł a także kupując adresy, często nawet od znanych i szanowanych serwisów eCommerce czy oferujących darmowe konta eMail.
Przede wszystkim spam należy usuwać - nigdy na niego nie odpowiadać. Często w otrzymywanych wiadomościach reklamowych znajdziesz informację, że możesz usunąć swój adres z listy wysyłkowej wykonując podane czynności. W zasadzie nigdy nie jest to zgodne z prawdą, a wykonanie podanych czynności jak np. wysłanie listu pod podany adres dodatkowo potwierdza, że spam dotarł do istniejącej skrzynki.
Usuwanie z pomocą filtrów
Oprogramowanie służące do walki ze spamem to już znaczący biznes. Często filtry instalowane są już na serwerach pocztowych, chociaż osobiście radzę z tych zrezygnować ponieważ nie mamy nad nimi żadnej kontroli, przez co mogą one blokować zarówno prawdziwy spam jak i dowolne inne maile, które może akurat chcielibyśmy otrzymać.
Filtry serwerowe mają jednak duży plus - usuwają spam już na serwerze, przez co nie trzeba jej ściągać na własny komputer. Szczególnie istotne jest to dla użytkowników modemów. Tych na szczęście jest coraz mniej na rzecz stałych łącz, zajmijmy się więc filtrami lokalnymi.
Najprostsze co możesz zrobić to skorzystać z mechanizmów filtrujących programu pocztowego, ustawiając je w ten sposób aby likwidowały maile zawierające w temacie czy zawartości konkretne słowa czy zwroty. Niektóre wyrazy bardzo często powtarzają się w wiadomościach reklamowych, takie jak free, cash, viagra czy szczególnie modne penis enlargement. W listach takich często pojawiają się również losowe ciągi znaków i cyfr - szczególnie jeśli zobaczymy takie w temacie jest to najlepszy znak, że podana wiadomość to spam.
Można również skorzystać z bardziej wyrafinowanych metod. Na potrzeby rozpoznawania i oznaczania spamu opracowano specjalne algorytmy, z których najskuteczniejszym dotychczas jest tzw. Bayesowski. Funkcjonuje on poprzez trening - trzeba pokazać co jest spamem a co nie i na tej podstawie tworzona jest statystyka słów. Później w zależności od tego ile dany list zawiera słów 'spamowych' i 'niespamowych' otrzymuje on ocenę od 0 do 100 - im wyższa tym większe prawdopodobieństwo, że jest to spam. Skuteczność tej metody wynosi ponad 90%.
The Bat! od wersji 2.0 posiada możliwość instalowania wtyczek rozszerzających jego funkcjonalnośc, m.in. specjalnych wtyczek antyspamowych. Na podanej już polskiej stronie The Bat! znaleźć można ich kilka wraz z instrukcją zastosowania. Posiadaczom innych programów pocztowych mogę natomiast polecić darmowy program POPFile, korzystający z agorytmu Bayesowskiego.
Usuwanie ręczne
Niewiele czasu potrzeba aby nabrać wprawy w szybkim rozpoznawaniu, co jest spamem a co nie. Już po samych tytułach można łatwo się zorientować, po czym wystarczy zaznaczyć podejrzane maile i wcisnąć Delete.
Bardziej zaawansowane programy pocztowe, w tym The Bat! posiadają możliwość zarządzania pocztą już na serwerze - pobiera się same nagłówki maili, ręcznie zaznacza które mają zostać ściągnięte a które usunięte bez ściągania i dzięki temu oszczędzamy nawet czas potrzebny na pobranie całej poczty razem ze spamem.
Listy łańcuszkowe, ostrzeżenia o wirusach
Tego typu listy nie są klasyfikowane jako typowy spam. Przychodzą do nas najczęściej od znajomych, którzy po zapoznaniu się z ich treścią uznają, że koniecznie (najczęściej zgodnie z instrukcją podaną w samym liście) muszą przekazać informację wszystkim, którzy znajdują się w ich kiążce adresowej. Podstawowa reguła obsługi takich listów to nie przesyłać ich dalej.
Straszliwy nowy wirus komputerowy, przed którym nie ma ratunku rozprzestrzenia się po Internecie. Tak właśnie straszą listy z fałszywymi informacjami o wirusach. Najczęściej podpierają się przy tym nazwami kilku znanych firm komputerowych, jak Symantec i znacznie częściej Microsoft. Prawda jest taka, że ten drugi w ogóle nie zajmuje się wirusami, natomiast w dzisiejszych czasach 'szczepionki' w postaci aktualizacji programów antywirusowych pojawiają się w ciągu kilku godzin od odkrycia wirusa. Jednym słowem bzdura.
Pomoc ciężko choremu i inne petycje - większość z tych listów również niewiele ma wspólnego z prawdą. Jeżeli rzeczywiście w Internecie odbywa się jakaś zorganizowana akcja to zawsze posiada ona swoją własną stronę WWW i na niej znaleźć można informacje jak ją wesprzeć. Nie przesyłaj więc dalej żadnych informacji o akcjach, co do których masz podejrzenia że są fałszywe.
Najlepszą reakcją na takie maile, poza ich usunięciem jest zwrócenie nadawcy uwagi, że dany list jest nieprawdą i powinien z ograniczonym zaufaniem podchodzić do podobnych przypadków w przyszłości.
Przyszłość
Jak wspomniałem już na początku, ilość przesyłanej elektronicznie korespondencji wykazuje stałą tendencję wzrostową. Sposoby radzenia sobie z napływem poczty, które tu opisałem z czasem staną się jeszcze bardziej istotne. Ilość przychodzących listów wymusi wręcz racjonalne nimi zarządzanie.
Narzędzia do zarządzania pocztą, z jakich korzystamy dzisiaj również są w trakcie stałego rozwoju. Twórcy niektórych wprowadzają zmiany dopiero gdy zaistnieje na nie zapotrzebowanie, inni przewidują zbliżające się tendencje. Podstawą skuteczności każdej technologii jest jej wykorzystywanie z głową.