Z poczty elektronicznej prawie każdy z nas korzysta od samego początku przygody z Internetem. W końcu obok dostarczania informacji, komunikacja jest najważniejszą funkcją jaką oferuje nam globalna sieć. Z początku każda nowa wiadomość, która dotrze do naszej skrzynki staje się wydarzeniem ekscytującym. W miarę jak rozwijamy naszą działalność w sieci, otwieramy własną stronę, wypowiadamy się na forach i grupach dyskusyjnych, publikujemy elektroniczne pisma, lawinowo zwiększa się ilość przychodzącej poczty. W pewnym momencie odpowiednia strategia zarządzania pocztą staje się koniecznością.
o autorach
Michał Paluchowski CEO, właściciel i redaktor vortalu NetHut.pl. Jego ulubionym tygodnikiem jest Wprost, a na co dzień z przyjemnością czyta Gazetę Wyborczą. Jest zakochany w muzyce i komputerach, czasem nieco ekscentryczny. Zawsze otwarty na nowe znajomości.
Łącznie napisał dla nas 45 artykułów.tych samych autorów
- IMAP w stylu PHP [MP]
- Własne RSS [MP]
- Rodzina XSL [MP]
- Wprowadzenie do XML [MP]
- Rozszerzenia XSSI [MP]
zobacz również
Zacznijmy od programu pocztowego, tzw. klienta eMail. Większość internautów zaczyna od wykorzystania najłatwiej dostępnego narzędzia jakim jest Outlook Express dołączony do wszystkich wersji systemu Windows, albo też jego starszego brata Outlook, dostarczanego razem z pakietem Office. Podczas gdy ten drugi jest ostatnio jednym z lepiej rozwijanych komponentów Office, tak naczęściej używany Outlook Express pozostaje niemalże bez zmian i oferuje niewiele zaawansowanych funkcji, które mogłyby pomóc w zarządzaniu dużą ilością poczty.
Zachęcam więc do przeglądnięcia spisów oprogramowania takich jak CNet Download, Tucows czy FileFlash w poszukiwaniu najbardziej odpowiadającego nam programu pocztowego. Osobiście mogę polecić The Bat! firmy RitLabs, którego sam używam. Nie jest to klient darmowy, jednakże producenci oferują liczne zniżki i promocje, a inwestycja w ten program (szczególnie dla myślących poważniej o działalności internetowej) może być jedną z najważniejszych i najszybciej się zwracających.
Sam nie uznaję pojęcia 'jedynie słuszny program', dlatego namawiam do indywidualnego zapoznania się z dostępnymi klientami aby znaleźć taki, który będzie odpowiadał twoim potrzebom. Najważniejsze ze względu na efektywność zarządzania pocztą będą funkcje filtracji, obsługi wielu kont i folderów. Z oczywistych powodów warto się również przyjrzeć jakie program daje możliwości walki ze spamem.
Żaden jednak, nawet najlepszy program nie jest w stanie zastąpić roli użytkownika. Może on jedynie stanowić narzędzie, którym posługiwać się trzeba z głową.
Walka z pełną skrzynką
Najlepszą metodą walki z nadmiarem poczty jest... jego unikanie. Zbyt proste? A jednak mnóstwo ludzi zdaje się nie dostrzegać tego zupełnie oczywistego sposobu. Często słyszymy od kogoś, że dostaje 100 maili dziennie i jest zupełnie przeciążony. Podanie ilości otrzymywanych dziennie maili nie jest jednak wystarczająco miarodajne w ocenie obciążenia. Tak naprawdę liczy się ilość tych maili, które pozostają w Skrzynce Odbiorczej czekając na obsłużenie. Można dostawać 100 maili dziennie i nie być przeciążonym albo też ulegać przeciążeniu już przy 10 mailach.
Pierwszą regułę zarządzania pocztą można więc sformułować następująco: utrzymuj skrzynkę odbiorczą pustą. Usuń te wiadomości, które są zupełnie niepotrzebne, pozostałymi zajmij się najszybciej jak to możliwe. Jak dokładnie to wygląda zobaczymy za chwilę. Wprowadzenie w życie tej metody nie jest jednak takie proste. Wymaga odpowiedniego przygotowania i specjalnych nawyków, jakie kształtują się w czasie jej stosowania.
Pojawia się pytanie, dlaczego właściwie Skrzynka Odbiorcza powinna być pusta? Odpowiedź jest dosyć oczywista: nie sposób w stosie poczty odróżnić najważniejszych listów od tych mniej istotnych. W najlepszym wypadku wymagałoby to od ciebie zapamiętania napływającaj korespondencji, w najgorszym natomiast wiele listów pozostawałoby bez odpowiedzi. Wydłuża się również znacznie czas odpowiedzi na listy, nie mówiąc już o czasie potrzebnym na wyszukanie konkretnej wiadomości. W kwestii psychologii widok pełnej Skrzynki Odbiorczej jest zwyczajnie stresujący, co dalej pogarsza efektywność. I ostatecznie pełna skrzynka zwiększa szanse na awarię programu i utratę danych.
Opróżnienie Skrzynki Odbiorczej likwiduje wszystkie te problemy, poprawia stabilność programu pocztowego oraz daje poczucie pełnej kontroli i bycia na bierząco ze wszystkimi sprawami. Wielu ludzi tymczasem wykorzystuje Skrzynkę Odbiorczą pod kątem zastosowań, do których nigdy nie była przewidywana. Nie można jej traktować jako archiwum wiadomości ani też listy zadań czekających na wykonanie. Na wszystko to są przewidziane osobne miejsca. Nie jest to również książka adresowa ani lista ciekawych stron czy wszelkich haseł dostępu. Wszystkie te dane można zorganizować w inny, zdecydowanie lepszy sposób.
Można kłócić się, że funkcje organizacyjne jakie oferuje Microsoft Outlook, takie jak książka adresowa, lista zadań czy kalendarz są marnej jakości. Mimo wszystko korzystanie z nich jest lepszym rozwiązaniem niż przypisanie tych funkcji Skrzynce Odbiorczej. Istnieje również niezliczona ilość innych aplikacji wyspecjalizowanych w funkcjonalności organizerów. Ja osobiście korzystam tutaj z Time & Chaos firmy Chaos Software.
Jak opróżnić Skrzynkę Odbiorczą
Zacznijmy od początku - odbierasz pocztę i dostajesz pewną liczbę nowych maili. Od czego zacząć?
Oczywiście na sam początek pozbądź się wszelkiego spamu. W dalszej części artykułu zajmiemy się szerzej tym tematem.
Kolejnym krokiem jest zajęcie się korespondencją osobistą - wszelkie listy od rodziny, znajomych, zdjęcia, kawały itp. Przeczytaj je a potem zarchiwizuj w wybrany sposób - wydrukuj, zapisz na dysku, przenieś do innego folderu, ważne aby zniknęły ze skrzynki Odbiorczej.
Wszystkie pozostałe listy posortuj według daty otrzymania i zacznij przeglądać od najstarszego. Przy każdym z listów wykonaj jakąś operację - o tym za chwilę - potem usuń ze Skrzynki Odbiorczej. Powyższe trzy kroki wystarczą aby opróżnić skrzynkę.
Krok 3 czyli jak zająć się mailem
Rozpatrując działania dla każdego listu z osobna trzeba przyjrzeć się jego zawartości i przydzielić do jednej z trzech grup.
Elektroniczne czasopisma - eZine'y - jeśli dysponujesz wolnym czasem, przeczytaj jego zawartość. Jeśli nie, przejrzyj szybko treść, wyciągnij to co wydaje się najważniejsze i usuń go. Możesz ewentualnie zarchiwizować go aby móc kiedyś wrócić do informacji w nim zawartych, ważne jest jednak aby nie pozostawiać magazynów 'do przeczytania' ponieważ prawdopodobnie nie znajdziesz więcej na to czasu a za chwilę będzie czekał na ciebie kolejny numer.
Rozpoczynając prenumeratę jakiegoś pisma otrzymasz zapewnie wiadomość z informacjami, jak z prenumeraty zrezygnować czy też jak skontaktować się z właścicielem listy wysyłkowej. Najczęściej te same informacje będą powtarzane w każdym kolejnym egzemplarzu pisma, ale jeśli tak nie jest zarchiwizuj tego pierwszego maila w specjalnym folderze, który przeznaczysz tylko na takie informacje.
Informacje - do tej grupy zaliczają się maile, które są typu 'tylko do oczytu' i nie wymagają wykonania żadnego działania. Może to być odpowiedź na przesłane komuś pytanie, powiadomienie o jakimś wydarzeniu, ew. kopia 'do wiadomości' jakiegoś innego maila. Po przeczytaniu takiego maila możesz zanotować informację, jeśli jest dla ciebie istotna - np. dodać spotkanie w kalendarzu - po czym koniecznie usunąć takiego maila.
Zadania do wykonania - te maile wymagają od ciebie jakiegoś działania. Stosuj tutaj regułę "dwóch minut" - jeśli wykonanie zadania zajmie poniżej 2 minut i nawet jeśli wymaga aktywności fizycznej - wykonaj je i usuń maila. Jeśli czas potrzebny na wykonanie tego zadania jest dłuższy, dodaj je do swojej listy 'do zrobienia' (poza Skrzynką Odbiorczą!) i usuń maila.
Jeśli prowadzisz stronę internetową, w tej grupie pojawią się również wszelkie pytania od jej czytelników. Z czasem wiele z nich zacznie się powtarzać, aby więc uniknąć wielokrotnych odpowiedzi na to samo pytanie stwórz na swojej stronie FAQ - dział z najczęściej zadawanymi pytaniami i podaj informację o nim na stronie zawierającej dane kontaktowe.
Korzystaj też, o ile masz taką możliwość, z aliasów pocztowych. Posiadając własną domenę możesz ich prawdopodobnie założyć znaczną ilość, stwórz więc osobne adresy dla każdego ważniejszego zagadnienia z jakim mógłby się zgłosić do ciebie czytelnik. Większe witryny, prowadzone przez całe zespoły ludzi mogą w ten sposób rozdzielać pocztę na poszczególne oddziały czy osoby odpowiedzialne za daną kwestię.
Najważniejsze jest aby każdy email był usuwany po wykonaniu związanego z nim działania. Możesz przechowywać je w innych folderach wewnątrz programu pocztowego, ale musi zniknąć ze Skrzynki Odbiorczej. Służy ona jedynie do przyjmowania nowych maili a nigdy do ich przechowywania.
Każdy z tych kroków może być szeroko wspomagany przez funkcje, jakie oferuje twój program pocztowy. Wspomniany już przeze mnie The Bat! posiada bardzo rozległe możliwości filtrowania poczty. Można sortować ją i oznaczać już po przyjściu, albo też dopiero po jej przeczytaniu czy odpowiedzi. Np. zaraz po przeczytaniu list może być zapisany na dysk i usunięty ze skrzynki. Opis wszystkich możliwości przekroczyłby znacznie ramy tego artykułu, dlatego po dalsze informacje odsyłam na polską stronę The Bat!.
Częstotliwość opróżniania skrzynki
Jeżeli nigdy przedtem tego nie robiłeś, perspektywa wyczyszczenia Skrzynki Odbiorczej, która zawiera kilkaset czy nawet kilka tysięcy listów może być wręcz przerażająca. Wszystko to jednak jest możliwe do zrobienia, szczególnie z pomocą technologii jakie oferuje nam program pocztowy. Po prostu wykonaj trzy podane tutaj kroki po kolei.